19 Mei 2020
Oleh Denni Pinontoan
Bagaimana melaksanakan seminar web secara baik?
PANDEMI Covid-19 membuat orang-orang sejagad melakukan banyak hal dari rumah. Seminar dan belajar dilakukan dari rumah secara online. Pandemi ini membuat webinar dan penggunaan aplikasi video telekonfrens meningkat. Bagi banyak orang, ini pengalaman yang sungguh baru.
Ada banyak masalah teknis orang-orang ketika mengikuti webinar (web seminar) atau belajar secara online. Hal-hal lucu juga banyak terjadi. Misalnya karena lupa mematikan kamera usai berdiskusi online ada seorang pria yang terekam ternyata hanya memakai celana dalam. Di saat sementara bertelekonfrens tiba-tiba terdengar suara anjing menggonggong atau ayam berkokok, suara bayi menangis, kata-kata mengumpat karena pulpen jatuh ke lantai, dlsb.
Meski pada banyak hal berbeda dengan pertemuan langsung secara fisik, tapi webinar, diskusi online atau percakapan virtual dengan hanya suara dan gambar adalah alternatif terbaik di masa pandemi ini. Tapi sebenarnya, jauh sebelum pandemi covid-19, sejumlah ahli mengganggap model ini adalah alternatif yang menjajikan, dengan beberapa catatan kritis tentunya.
Tahun 1970-an, para ahli mulai menemukan beberapa kendala kontak langsung dalam berkomunikasi di masyarakat. “Sampai sekarang, fakta bahwa kontak langsung hampir selalu merupakan bentuk komunikasi yang paling memuaskan telah menjadi kendala mendasar masyarakat,” tulis J. Short, E. Williams, dan B. Christie dalam sebuah publikasi mereka tahun 1976 seperti dikutip Christopher. P. O’Donnell dalam artikelnya berjudul A Nod is as Good as a Wink… Or is it? A Critical Review of Social Psychology Involved in Video Conferencing yang terbit tahun 1997.
Di Amerika atau beberapa negara Eropa lainnya, webinar telah dilakukan oleh perusahaan-perusahaan atau kalangan tertentu sejak tahun 1970an. Tapi, perkembangan signifikan terjadi pada tahun 1995. Yaitu ketika pengembang webinar PictureTel mengembangkan LiveShare Plus. “Perangkat lunak ini diinstal pada komputer berbasis Windows dan menyediakan pesan teks, desktop jarak jauh, papan tulis, berbagi file, dan fitur lainnya,” demikian tertulis dalam satu artikel di www. trueconf.com.
Kata “webinar” sendiri telah dicatat di Oxford Dictionary sebagai kata benda pada tahun 1990-an. Artinya bentuk berkomunikasi ini telah banyak digunakan sejak tahun-tahun tersebut.
Christopher. P. O’Donnell mengatakan, konferensi video adalah salah satu cara mengatasi kendala-kendala kontak langsung. “Teknologi, telah dijanjikan, dapat membebaskan kita dari kendala-kendala ini,” tulis Christopher.
Tapi merujuk dari sejumlah penelitian, menurut Christopher, telekonfrens video memiliki beberapa masalah yang serius. Dalam hal masalah teknis, itu antara lain berkaitan dengan bandwidth atau kemampuan transfer data. Jika bandwidth rendah maka akan menyebabkan bagian audio atau gambar menjadi hilang atau tertunda secara signifikan, kata Christopher. Ini tentu sangat mengganggu sekali bagi peserta telekonsfrens video.
Dari sudut pandang psikologi, menurut Christopher, tantangan telekonfrens video adalah pada apa yang menjadi maksud atau substansi dari percakapan. Tantangan untuk mengembangkan teknologi telekonfrens video untuk memenuhi dialog yang baik adalah bagaimana setiap partisipan melakukan percakapan dengan melibatkan keutuhan dirinya.
Bagaimana Berwebinar secara Baik?
Hingga pandemi covid-19 ini, dan penyedia layanan webinar, seperti skype, zoom, google meet, dan lain sebagainya telah berusaha mengembangkan teknologinya secanggih mungkin, hal yang Christopher sebutkan itu masih saja menjadi masalah dalam berkomunikasi virtual.
Rachel Cossar dan Joe Navarro menulis artikel berjudul Tips for Improving Communication During Video Conferencing termuat pada Psychology Today (www.psychologytoday.com, 31 Maret 2020) yang memberi petunjuk-petunjuk praktis dalam melakukan webinar.
Rachel Cossar adalah mantan penari balet profesional dan atlet internasional. Dia adalah pendiri dan CEO Choreography for Business, sebuah perusahaan konsultan komunikasi global. Sementara Joe Navarro, MA adalah veteran agen FBI, ahli komunikasi verbal dan bahasa tubuh.
“Apa yang dapat kita lakukan untuk meningkatkan efisiensi komunikasi online kita dan mempertahankan tingkat koneksi setinggi mungkin?” Tulis Cossar dan Joe Navarro memulai artikel mereka.
Agar telekonfrens dapat dapat berlangsung baik, maka menurut Cossar dan Navarro, hal pertama yang perlu diperhatikan adalah ruang atau tempat kita. Siapkan ruangan dengan pencahayaan yang baik.
“Sumber cahaya harus ada di depan Anda. Hindari backlight,” kata mereka. Ini dimaksudkan agar wajah kita dapat dilihat secara baik oleh peserta webinar yang lain.
Hal berikut adalah mempersiapkan posisi laptop atau smartphone yang akan digunakan. “Pastikan laptop atau perangkat digital Anda ada di permukaan yang kokoh,” kata mereka. Maksudnya supaya perangkat yang kita gunakan dalam posisi stabil sehingga tidak mengganggu.
Lalu, hal yang penting diperhatikan adalah keamanan dan kenyaman. Matikan pemberitahuan dari aplikasi lain, atau suara-suara dan gerak yang dapat mengganggu di ruangan kita. Terkait dengan itu adalah memastikan bahwa audio dan kamera perangkat yang kita gunakan berfungsi baik.
Meski bukan pertemuan tatap muka, tapi penting bagi kita untuk juga memperhatikan pakaian yang dikenakan. Lalu, perhatikan juga bagaimana tampilan wajah di layar. “Wajah Anda seharusnya tidak lebih dari sepertiga layar: Ambil petunjuk dari penyiar berita, wajah Anda harus berada di antara seperempat dan sepertiga layar dan tidak lebih,” tulis Cossar dan Navarro.
Berupayalah, agar tampilan wajah di layar sealami mungkin. Ini menurut mereka terkait dengan bagaimana kita mengatur posisi wajah di hadapan layar perangkat. Kesemuanya ini, kata mereka untuk berusaha agar pola dan cara berkomunikasi, meski terjadi secara virtual tapi dapat berlangsung seperti bertemu langsung.
Hal lain yang penting dan ini terkait dengan etika berkomunikasi adalah ekspresi wajah. “Waspadai kecenderungan untuk membiarkan wajah Anda mengendur saat Anda mendengarkan klien/mitra Anda berbicara. Mereka masih bisa melihatmu,” tulis
Disadari bahwa pertemuan virtual dengan hanya menampilkan tubuh terbatas di layar, tapi bahasa tubuh dianggap penting untuk berkomunikasi model seperti ini. “Di sebagian besar pengaturan konferensi video, Anda melihat tubuh bagian atas dan wajah. Ini tidak berarti bahwa Anda dapat berhenti memperhatikan pesan yang mungkin dikirim oleh tubuh Anda,” jelas keduanya. (*)
